Πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων
Enterprise Resource Planning / Material Requirements Planning

Η ομαλή εγκατάσταση ενός ενιαίου πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (ERP), είναι μια ιδιαίτερα επίπονη διαδικασία, καθώς επιφέρει ουσιαστικά αλλαγή νοοτροπίας και αναδιοργάνωση σε όλα τα επίπεδα της επιχείρησης και αποτελεί μετάβαση σε έναν καινούριο τρόπο δουλειάς, όπου η τεχνολογία χρησιμοποιείται για την παραγωγή, διανομή και προσπέλαση της πληροφορίας σε πραγματικό χρόνο και την αυτοματοποίηση βασικών επιχειρηματικών λειτουργιών.

Η Business Elements παρεμβάλλεται μεταξύ πελάτη και προμηθευτή λογισμικού, από την πλευρά του πελάτη και αναλαμβάνει την ολοκληρωμένη διαχείριση του έργου, με συγκεκριμένη μεθοδολογία, ώστε η μετάβαση στο νέο ERP σύστημα να επιτευχθεί κατά τρόπο άριστο. Η μεθοδική διαχείριση του έργου εξασφαλίζει το βέλτιστο αποτέλεσμα και την προάσπιση των συμφερόντων του πελάτη. Συγκεκριμένα, καλείται να καλύψει τις προσδοκίες και να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις του πελάτη, να περιφρουρήσει χρονικά το έργο, να εξασφαλίσει την υλοποίησή του μέσα στο αρχικό οικονομικό πλαίσιο και να εξασφαλίσει την ποιότητά του. Με τον τρόπο αυτό εξασφαλίζεται η αμοιβαία επικοινωνία σχετικά με το έργο, διευκολύνεται η συνεργασία μεταξύ του πελάτη και του προμηθευτή και μεγιστοποιούνται οι πιθανότητες επιτυχίας του εγχειρήματος με την υλοποίηση των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων σύμφωνα με τη σχετική σύμβαση.

Επιλογή κατάλληλου ERP συστήματος

Το εύρος των παρεχόμενων υπηρεσιών ξεκινάει από την επιλογή του ERP συστήματος με στόχο τη διασφάλιση της καταλληλότητας του μηχανογραφικού που θα κληθεί να καλύψει τις επιχειρηματικές ανάγκες της εταιρίας-πελάτη. Στο πλαίσιο αυτό γίνεται ανάλυση και προσδιορισμός των αναγκών και των ιδιαιτεροτήτων της εταιρίας - πελάτη, με τη μορφή βασικής προδιαγραφής, η οποία αποστέλλεται στους προεπιλεγμένους βασικούς υποψήφιους προμηθευτές. Οι φάκελοι υποψηφιότητας των προμηθευτών εξετάζονται από μια ομάδα αξιολόγησης από έμπειρους, ανεξάρτητους ανθρώπους με διασπορά ειδικοτήτων, με συγκεκριμένα κριτήρια με κατηγορίες, υποκατηγορίες και συντελεστές βαρύτητας. Η τελική αξιολόγηση των λύσεων ERP που προσφέρθηκαν οδηγεί στην πρόκριση των επικρατέστερων, στη διαπραγμάτευση και στην τελική συμφωνία. Το τεύχος βασικής προδιαγραφής αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι της σύμβασης.

Διαχείριση Έργου

Η διαχείριση έργου περιλαμβάνει τα θέματα διοίκησης του έργου, την οργάνωση των πόρων και την παραγωγή των υποστηρικτικών εγγράφων. Αφορά στη συμφωνία του αρχικού χρονοδιαγράμματος και στην παρακολούθηση τήρησής του, στην απονομή ρόλων στα εμπλεκόμενα μέρη, με καθορισμένα παραδοτέα και την αποδοχή τους, που συνδέεται με την αποδέσμευση πληρωμών και την επίλυση όποιων προβλημάτων παρουσιαστούν κατά την εξέλιξη του έργου.

Διαχείριση Διαδικασιών

Η διαχείριση διαδικασιών αφορά στην ανάλυση αναγκών σε ολόκληρη την έκταση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και στην αποτύπωσή τους μέσα από μηχανογραφικά μοντέλα (Business Process Models) για την κατάλληλη παραμετροποίηση του ERP συστήματος. Οι διαδικασίες λειτουργίας καταγράφονται με συγκεκριμένο, δομημένο τρόπο, για να συνθέσουν το πλήρες πληροφοριακό μοντέλο που περιέχει τις διαδικασίες που θα υλοποιηθούν. Η ποιότητα της ανάλυσης είναι εξαιρετικά κρίσιμη, ώστε να είναι σαφής στην ομάδα που θα ασχοληθεί με την υλοποίηση του έργου η ακριβής αλληλουχία ενεργειών και η ροή των δεδομένων. Χρησιμοποιούνται διαγράμματα ροής (Activity diagrams) τα οποία δείχνουν τη φυσική αλληλουχία των διαφόρων δραστηριοτήτων και συνθέτουν τη δυναμική όψη του όλου συστήματος.

Διαχείριση Λύσεων

Η διαχείριση λύσεων αφορά στην προδιαγραφή και στην αποδοχή ειδικά σχεδιασμένων υποσυστημάτων που υλοποιούνται για να καλύψουν εξειδικευμένες ανάγκες, πιθανές μετατροπές ή συνδέσεις με άλλα συστήματα. Στα πλαίσια της διαχείρισης λύσεων, η Business Elements εκπονεί τεύχη προδιαγραφών, για κάθε λειτουργική ιδιαιτερότητα, βάσει των οποίων υλοποιούνται τα εξειδικευμένα υποσυστήματα που θα ενταχθούν στο ERP σύστημα.

Διαχείριση Δεδομένων

Η διαχείριση δεδομένων αφορά στον καθαρισμό (data cleaning) και εμπλουτισμό των βασικών αρχείων και τη μεταφορά τους στο νέο ERP σύστημα (data migration). Η Business Elements, σε στενή συνεργασία με τον πελάτη και γνωρίζοντας τις προδιαγραφές και τις δυνατότητες του νέου συστήματος, αναλαμβάνει να αντλήσει τα δεδομένα του τρέχοντος μηχανογραφικού και να τα μετασχηματίσει στη νέα τους μορφή, για να εισαχθούν στο νέο σύστημα με τέτοιον τρόπο, ώστε να μπορεί να εφαρμοστεί η λογική του νέου συστήματος και να αξιοποιηθούν οι δυνατότητές του.

Διαχείριση Εξοπλισμού

Η διαχείριση εξοπλισμού αφορά στην οργάνωση του εξοπλισμού, στην υποδομή σε επικοινωνίες, on-line συνδέσεις με άλλα συστήματα καθώς και στην εκπαίδευση του τεχνικού προσωπικού. Διασφαλίζει την ορθή εγκατάσταση του τεχνολογικού υποβάθρου του ERP συστήματος σε επίπεδο υλισμικού (hardware) και τεχνολογικής πλατφόρμας υποβάθρου (third party software), ώστε να καλύπτονται οι ανάγκες του σε υπολογιστική δύναμη και να λειτουργεί σύμφωνα με τις προδιαγεγραμμένες ταχύτητες.