Αναδιοργάνωση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων

Η παραδοσιακή μέθοδος βελτίωσης επιχειρηματικών δραστηριοτήτων ονομάζεται διεθνώς Business Process Reengineering και αναφέρεται σε τεχνικές ανάλυσης και ανασχεδιασμού των διεργασιών, με τέτοιον, τρόπο ώστε να βελτιωθούν η απόδοση και η αποτελεσματικότητά τους. Πυρήνας της μεθοδολογίας είναι η αποδόμηση των διαδικασιών σε λειτουργίες (activities) και η αποτύπωσή τους με τη μορφή διαγραμμάτων ροής (flowcharts). Με τον τρόπο αυτό δημιουργείται το συνολικό μοντέλο επιχειρησιακής λειτουργίας (Business Process Model), πάνω στο οποίο γίνεται η μελέτη βελτίωσης, είτε με τον υπολογισμό του κόστους και του χρόνου μιας διεργασίας κατά την εκτέλεσή της είτε με τον προσδιορισμό και την ανάλυση των διαφορετικών μονοπατιών της, με τη μορφή διαγραμμάτων ροής. Μια επιπλέον πρακτική αξιολόγησης των περιθωρίων βελτίωσης μιας διεργασίας είναι ο διαχωρισμός των λειτουργιών της σε προστιθέμενης αξίας (value adding) και μη προστιθέμενης αξίας λειτουργίες (non value adding). Στην προσέγγιση αυτή, η προσπάθεια αναδιοργάνωσης έχει στόχο τον μέγιστο περιορισμό των λειτουργιών που δεν προσθέτουν αξία στο αποτέλεσμα (π.χ. μεταφορά, αναμονή).

Η δική μας προσέγγιση

Η Business Elements αντιμετωπίζει την αναδιοργάνωση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σαν τον πλήρη ανασχεδιασμό των διαδικασιών σε όλο το εύρος δραστηριοτήτων της επιχείρησης και την ενσωμάτωσή τους σε ένα ενιαίο κεντρικό σύστημα λειτουργίας. Στα πλαίσια του ανασχεδιασμού υλοποιούνται η καταγραφή, ο έλεγχος, η απαιτούμενη αναδιοργάνωση διαδικασιών που υπάρχουν ή/και τηρούνται ήδη, καθώς και ο σχεδιασμός νέων διαδικασιών των οποίων η αναγκαιότητα προκύπτει από την ανάλυση. Αξιοποιώντας πρακτικές της μεθοδολογίας Lean Flow, οι διαδικασίες αντιμετωπίζονται σαν μια αποτύπωση ροών μέσα από θέσεις εργασίας που πηγάζουν από την οργανωτική δομή λειτουργίας.

Αποτύπωση Οργανωτικής Δομής
Αφορά στην λεπτομερή καταγραφή της οργανωτικής δομής λειτουργίας της επιχείρησης, στο μέγιστο βάθος, δηλαδή μέχρι επιπέδου θέσης εργασίας όπου συντελείται κάποια συγκεκριμένη ενέργεια (task). Η καταγραφή γίνεται ανεξάρτητα από πρόσωπα, πολλαπλές αρμοδιότητες και ρόλους. Η ιεραρχία αποτυπώνεται σε αυτή τη φάση, για να εξυπηρετήσει ανάγκες δομής και όχι λειτουργικές.

Αποτύπωση Δραστηριοτήτων
Αφορά στην αποτύπωση, δηλαδή στην καταγραφή, στον έλεγχο, στην απαιτούμενη αναδιοργάνωση διαδικασιών που υπάρχουν ή/και τηρούνται ήδη, καθώς και στον σχεδιασμό νέων διαδικασιών σε τίτλους. Οι διαδικασίες καθορίζονται με βάση τις δραστηριότητες του οργανισμού και τα τελικά ή ενδιάμεσα εξερχόμενά τους (outputs). Ουσιαστικά τα εξερχόμενα αυτά αντιστοιχούν με τα ημιέτοιμα -αν πρόκειται για ενδιάμεσα- ή τελικά «προϊόντα» του οργανισμού και καταλήγουν σε κάποιον εξωτερικό ή εσωτερικό συναλλασσόμενο/πελάτη. Η προσέγγιση πραγματοποιείται συνδυαστικά από πάνω προς τα κάτω (Top - Down) και από κάτω προς τα πάνω (Bottom - Up), δηλαδή από τα «προϊόντα» προς τις διαδικασίες και από τις διαδικασίες προς τα «προϊόντα».

Αποτύπωση Διαδικασιών/Ροών
Αφορά στην αποτύπωση του περιεχομένου των διαδικασιών λειτουργίας. Η αποτύπωση γίνεται σύμφωνα με τη ροή των εργασιών μέσα από όλες τις θέσεις εργασίας, με τρόπο τέτοιο, ώστε να αναδειχθεί η αλληλουχία όλων των πιθανών «διαδρομών», όπως αυτά «ρέουν» μέσα από όλες τις θέσεις εργασίας, ενώ στη συνέχεια αποκτά τη μορφή μιας όσο το δυνατόν πιο απλοποιημένης και επίπεδης ροής των εργασιών υπό τύπον ενός Λογικού Διαγράμματος Ροής (PERT ή - απλούστερα - Flowchart), όπου καθορίζεται η συσχέτιση μεταξύ θέσεων εργασίας και «προϊόντων». Με τον τρόπο αυτό η αποτύπωση του περιεχομένου των διαδικασιών γίνεται ομοιόμορφα και περιέχει όλη την απαραίτητη πληροφορία που αφορά στη ροή, στη διαδοχή, στους εμπλεκόμενους (σε επίπεδο θέσεων εργασίας πάντα), στους ελέγχους, στις εγκρίσεις, στο αποτέλεσμα.

Ανασχεδιασμός
Αφορά στον ανασχεδιασμό των διαδικασιών σε επίπεδο ροής, μετά από μελέτη του ολοκληρωμένου διαγράμματος διαδρομών και της πληροφορίας που αυτό ενσωματώνει. Καθορίζονται, κατά το δυνατόν, μετρήσιμα μεγέθη που εκφράζουν την επίδοση κάθε διαδρομής και γίνονται σενάρια ανασχεδιασμού, στα οποία υπολογίζεται εκ νέου η επίδοση. Εξετάζεται, παράλληλα, η δυνατότητα υποστήριξης κάποιων διαδικασιών από τεχνολογικές εφαρμογές και γίνονται τεκμηριωμένες προτάσεις με ανάλυση κόστους.